De afgelopen jaren is Rioned enorm gegroeid en als gevolg daarvan ook uit haar magazijn gegroeid. Uitbreiding was noodzakelijk en daarom is Project2020 (hierover schreven we eerder al) opgestart  Een onderdeel van dit project was de herinrichting van het magazijn.

Het is nu precies een jaar geleden dat we, onder leiding van Materials Manager André Randsdorp, startten met een presentatie aan het volledige team. Deze sessie werd gevolgd door een brainstorm met alle magazijnmedewerkers over de herinrichting van het magazijn.

In dit interview voelen we André aan de tand over het verloop van het project gedurende dit jaar en wat er allemaal al veranderd is rondom en in het magazijn.

André, waarom was een herinrichting van het magazijn nodig?

‘’Door de extreme groei die we de afgelopen jaren hebben meegemaakt was de manier waarop we (onder andere) in het magazijn werkten niet meer passend voor ons. Zo hadden we een grote variëteit aan stellingmateriaal waardoor dit niet altijd even efficiënt gebruikt en ingedeeld kon worden. Ook de gebrekkige markering van de locaties, één locatie voor zowel de in- als uitgaande goederenstroom en geen afgebakende gebieden voor het lossen van goederen droegen niet bij aan een efficiënt magazijn. Er waren grote veranderingen nodig, vandaar dat we dit dan ook groots, en met de hele afdeling, hebben aangepakt. We zijn begonnen bij de bron en hebben de diverse knelpunten besproken. Vervolgens is er een plan van aanpak gemaakt.’’

Waar moet je zoal op letten bij de herinrichting van een magazijn?

‘’Er zijn heel veel verschillende zaken om rekening mee te houden. We wilden kijken naar het aantal orderpickings op artikelniveau, clustering van artikelgroepen, maar ook of producten puur handelsartikelen betroffen of voor onze assemblage bedoeld zijn, of een combinatie daarvan. Daarnaast wilden we rekening houden met de volumes die in een artikel omgaan en natuurlijk ook fysieke eigenschappen van het product zelf. Om dat te organiseren dienden alle stellingen vervangen te worden voor één uniform en flexibel legplankensysteem.

Maar in een magazijn vinden natuurlijk continue goederenbewegingen plaats. Het meest eenvoudig was het geweest om de boel een tijdje te sluiten en dan alles om te bouwen, maar dat is praktisch niet haalbaar. Er komen goederen binnen en klanten willen hun orders uiteraard ook zo snel mogelijk uitgeleverd hebben. Wel hebben we de dagen tussen kerst en oud en nieuw zo efficiënt mogelijk gebruikt door op die dagen het magazijn te verplaatsen naar een tijdelijke locatie.’’

Op zoek naar een ideale indeling van het magazijn

‘’De kantine gebruikten we als ‘’puzzelkamer’’. Hier lagen hele grote vellen waarop we markeerden wat waar moest komen te liggen. Het was een hele uitdaging, maar wel heel leuk om stap voor stap de puzzelstukjes in elkaar te zien vallen.’’

Nieuwe stellingen in het magazijn

‘’Vervolgens zijn we gestart met de herinrichting van het magazijn. We hebben het grondig aangepakt met nieuwe stellingen en nieuwe legplanken op alle locaties. Ook zijn alle legplanken nu vast voorzien van barcode labels. We werken nu nog niet met barcode-picking maar op termijn willen we hier wel naartoe. Nu zijn alle locaties daar in ieder geval al op ingericht en hoeven we straks niet nóg eens alles overhoop te halen als we barcode-picking invoeren. Alle locaties en artikelen hebben nu een unieke code.

Ook hebben we alle bureaus van de medewerkers in het magazijn bij elkaar gezet op één centrale plek. Dit bevordert meer en eenvoudigere communicatie.’’

Wat gaat deze herinrichting Rioned uiteindelijk brengen?

‘’Uiteindelijk is dit alles bedoeld om niet alleen het magazijn, maar de gehele organisatie achter Rioned verder te professionaliseren. Er komt nogal wat op ons af. We picken, verspreid over 6.500 artikelen, 200.000 orderregels per jaar en dat aantal groeit. Daar tegenover komen er ook 50.000 orderregels binnen per jaar. Door deze verbeterslag te maken zijn we beter op verdere groei ingericht. Ook de veiligheid voor ons personeel en bezoekers staat bij ons natuurlijk hoog in het vaandel. Vandaar dat we de valbeveiliging in de magazijnstellingen ook onder handen hebben genomen en worden komend jaar overal duidelijke looppaden gemarkeerd.’’

Nieuwe valbeveiliging in de magazijnstellingen

Hoe kijk je terug op het verloop van dit project?

‘’Ik ben trots op de professionaliseringsslag die we met het magazijn aan het maken zijn. Als je ziet hoe het magazijn vóór de aanvang van dit project en wat er nu al in korte tijd veranderd is, dan straalt het al veel meer professionaliteit uit. Toch zijn we er nog niet. De betrouwbaarheid van de voorraad moet omhoog en we zijn bezig de operationele processen te optimaliseren. Enkel door slimmer, efficiënter en betrouwbaarder te werken zullen wij de groei van de logistieke stromen op goede wijze het hoofd kunnen bieden. Het blijft een continu proces waarbij we regelmatig evalueren en aan de knoppen draaien om bij te sturen waar nodig.’’

Het vernieuwde magazijn

‘’De tijd die hierin gaat zitten hebben we vooraf wel onderschat. We zijn in oktober 2016 enthousiast gestart en tot en met december van datzelfde jaar  is alles volgens plan verlopen. Maar de herindeling van het magazijn heeft meer tijd gekost dan we vooraf hadden ingeschat. En daarnaast is het ook gewoon zo dat alle dagelijkse werkzaamheden van iedereen gewoon doorgaan. Met de inzet van de medewerkers is er ongelofelijk veel werk verricht.’’

Wat wordt de volgende stap?

‘’Onze relatie met leveranciers intensiveren om hier bepaalde handelingen en werkzaamheden te vereenvoudigen. Dit kun je vertalen in verpakkingsvoorschriften, het leveren in sets die direct de productie in kunnen en slim omgaan met informatiestromen. Uiteindelijk willen we meer doen met dezelfde hoeveelheid mensen. We besteden nu al veel uit op componentniveau om ons te concentreren op onze kernactiviteiten en dit zal in de toekomst alleen maar meer worden.

En om ons magazijn future-proof te houden moeten we zorgen dat we hier zo min mogelijk voorraad hebben liggen. Mijn ultieme streven is een ‘’zero-inventory-mindset’’. Hierbij ga je ervan uit dat je geen voorraad nodig hebt. Dit zal praktisch niet haalbaar zijn, maar je kijkt dan wel kritisch naar iedere beslissing om wél voorraad neer te leggen. De eerste stappen zijn daarin al gezet. Voorheen hadden we relatief voor veel meer werkkapitaal in voorraad opgesloten liggen. Nu hanteren we zoveel mogelijk een pull-strategie door de onderdelen pas in te gaan kopen op het moment dat de klantorder geboekt is.’’

Worden de levertijden daardoor niet juist alleen maar langer?

‘’Dat hoeft absoluut niet. Een goede relatie en nauwe afstemming met je toeleveranciers is uiteraard essentieel. Vier jaar geleden kochten we nog alles op voorraad in. Nu gaat dat steeds meer order gestuurd. De komende jaren gaan we dat verder uitbreiden en willen we deze strategie ook met meerdere leveranciers gaan toepassen.’’

Dat klinkt goed, en nog genoeg uitdagingen dus voor de komende jaren?

‘’Zeker weten, dat vind ik ook zo leuk aan mijn baan. Rioned groeit enorm en er zijn zoveel zaken waar we iets mee kunnen. Ook wat betreft inkoop/materiaal management brengt dit dan inderdaad de nodige uitdagingen met zich mee, maar zo blijft het ook uitdagend voor iedereen. Ik ben heel trots op het feit dat ik daaraan kan bijdragen en zo, samen met het team, de organisatie klaar kan maken voor de toekomst.’’